Ihr Purchase-to-Pay-Prozess —
automatisiert, transparent, liquiditätsstark.
Von der manuellen, fehleranfälligen Rechnungsbearbeitung zum durchgängig digitalen Beschaffungsprozess. Wir analysieren, optimieren und betreiben Ihren P2P-Zyklus — messbar in Durchlaufzeit, Skontoquote und Prozesskosten. Auf Wunsch erweiterbar um eine Reporting- und/oder Vertragsmanagement-Lösung.
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Was ist Purchase-to-Pay (P2P)?
Purchase-to-Pay (P2P) bezeichnet den gesamten Prozess von der Bestellung einer Ware oder Dienstleistung bis zur bezahlten Rechnung — von Bestellanforderung und Wareneingang über die Rechnungsprüfung bis zur Zahlungsfreigabe. Ein durchgängig digitalisierter P2P-Prozess verkürzt Durchlaufzeiten, sichert Skontofristen und schafft die Kontrolle, die manuelle, medienbruchbehaftete Abläufe nicht liefern können.
Ein Hebel, viele Branchen
Entscheidend ist weniger die Branche als Ihr monatliches Rechnungsvolumen. Filtern Sie nach Kategorie oder wählen Sie direkt Ihre Branche für typische Herausforderungen.
Industrie & Produktion
Produktionsunternehmen arbeiten mit vielen Lieferanten und strengen Compliance-Anforderungen — Preisabweichungen beim Rohstoffeinkauf bleiben ohne System oft unbemerkt.
- Hohe Rechnungsvolumen durch viele Lieferanten
- Preisabweichungen bei Rohstoffen unbemerkt
- GoBD-Pflichten erfordern lückenlose Dokumentation
Logistik & Handel
Handels- und Logistikunternehmen verarbeiten täglich viele Lieferantenrechnungen — Skontofristen werden systembedingt oft verpasst.
- Hohe Rechnungsmengen durch breite Lieferantenbasis
- Skontofristen systembedingt schwer einzuhalten
- Mehrere Standorte ohne zentrale Kostensicht
Immobilien & Bau
Bau- und Immobilienunternehmen arbeiten mit vielen Subunternehmern und Projektabrechnungen — ohne Artikelebenen-Controlling bleiben Kostenüberschreitungen lange unsichtbar.
- Projektbezogene Rechnungen schwer zuzuordnen
- Subunternehmer-Rechnungen ohne klare Prüfstruktur
- Fehlende Echtzeit-Übersicht über Projektkosten
KFZ-Werkstätten
Werkstätten beziehen Ersatzteile von zahlreichen Lieferanten — bei täglich schwankenden Teilepreisen bleiben Marge und Kosten ohne Controlling unklar.
- Tägliche Ersatzteilbestellungen mit variablen Preisen
- Kein automatischer Abgleich mit Teilepreislisten
- Rechnungsflut bei mehreren Standorten
KFZ-Handel & Autohäuser
Autohäuser haben komplexe Einkaufsstrukturen aus Fahrzeugeinkauf, Zubehör und Werkstattbedarf — unkontrollierte Preisabweichungen schlagen direkt auf die Marge durch.
- Fahrzeugeinkauf, Teile und Betrieb vermischt
- Herstellerrechnungen komplex und umfangreich
- Margencontrolling ohne digitale Grundlage kaum möglich
Hotels & Einzelbetriebe
Hotels erhalten täglich Rechnungen von Lebensmittellieferanten, Reinigungsdiensten und Betrieb — ohne zentrale Kontrolle entstehen Doppelzahlungen und ungenutztes Skontopotenzial.
- Vielzahl täglicher Lieferantenrechnungen
- Saisonale Schwankungen erschweren Budgetplanung
- Fehlende Preistransparenz bei Lebensmittellieferanten
Hotelketten & Gruppen
Hotelgruppen benötigen zentrale Einkaufskontrolle und standortübergreifende Transparenz — Zentraleinkauf und dezentrale Lieferung erfordern eine lückenlose Prüfkette.
- Standortübergreifende Rechnungsverarbeitung ohne System
- Zentraleinkauf und lokale Varianten schwer abzugleichen
- Reporting über alle Häuser nur mit hohem Aufwand
Elektro & Gebäudetechnik
Elektrobetriebe beziehen Material von vielen Großhändlern und arbeiten projektbezogen — Abweichungen vom Angebotspreis bleiben ohne Prüfsystem oft unentdeckt.
- Projektbezogener Materialeinkauf ohne Preisprüfung
- Großhandelspreise schwanken täglich
- Baustellen-Rechnungen schwer dem Auftrag zuzuordnen
SHK · Sanitär · Heizung · Klima
SHK-Betriebe jonglieren komplexe Materiallisten, Herstellerrabatte und Großhändlerpreise — ohne digitale Rechnungsprüfung geht Marge durch Preisabweichungen verloren.
- Herstellerrabatte und Großhändlerpreise kaum im Blick
- Wartungsverträge erzeugen wiederkehrende Rechnungsflut
- Mehrere Baustellen ohne klare Kostenzuordnung
Bau & Ausbaugewerke
Bauunternehmen verarbeiten täglich Rechnungen für Baumaterial, Subunternehmer und Geräte — projektübergreifendes Controlling ist ohne digitale Grundlage kaum möglich.
- Subunternehmer-Rechnungen ohne einheitlichen Prozess
- Baumaterial-Preise stark schwankend
- Projektkosten oft erst am Ende sichtbar
Maler & Raumausstatter
Maler- und Ausstattungsbetriebe beziehen Farben, Lacke und Bodenbeläge — kleinteilige Bestellungen erzeugen überproportional hohen Verwaltungsaufwand.
- Kleinteilige Bestellungen mit hohem Belegaufkommen
- Farbton-Varianten schwer automatisch prüfbar
- Saisonale Preisschwankungen bei Rohmaterialien
Tischler & Holzverarbeitung
Tischlereien zahlen Holzpreise, die sich laufend verändern — ohne automatische Preisüberwachung entstehen schleichende Kostensteigerungen.
- Holzpreise regelmäßig schwankend
- Auftragsfertigungen brauchen exakte Materialkostenzuordnung
- Lieferantenvielfalt bei kleinen Stückzahlen
Gesundheitswesen
Kliniken und Praxen haben hohe Compliance-Anforderungen — medizinischer Einkauf erfordert einen vollständigen Prüfpfad von der Bestellung bis zur Buchung.
- Strenge Dokumentationspflichten für Medizinprodukte
- Mehrere Kostenstellen ohne zentrale Sicht
- Manuelle Prozesse binden klinisches Fachpersonal
Pharma
Pharmagroßhandel und Apotheken arbeiten mit strengen Chargen- und Dokumentationspflichten — bei hohem Rechnungsvolumen wird lückenlose Nachverfolgbarkeit schnell zum Flaschenhals.
- Chargen- und Verfallsdaten-Dokumentation bindet Kapazität
- Hohe Rechnungsvolumen durch viele Wirkstoff- und Warenlieferanten
- Regulatorische Nachweispflichten erfordern lückenlose Prüfpfade
Pflege
Pflegeeinrichtungen kalkulieren mit engen Margen bei parallel steigenden Sach- und Personalkosten — Rechnungsprüfung bleibt oft an ohnehin knapper Verwaltungskapazität hängen.
- Knappe Verwaltungskapazität neben der Pflege selbst
- Viele kleinteilige Lieferungen für Pflege- und Verbrauchsmaterial
- Kostenträgerabrechnung erfordert saubere Belegzuordnung
Dienstleistung & Beratung
Beratungsunternehmen wachsen oft schneller, als Prozesse mitskalieren — was bei wenigen Rechnungen funktioniert, wird bei vielen zur Belastung.
- Prozesse skalieren nicht mit dem Wachstum
- Monatsabschlüsse binden strategische Kapazitäten
- Fehlende Echtzeit-Kennzahlen für Entscheidungen
Scale-up's &Start-up's
Wachstumsunternehmen brauchen skalierbare Strukturen von Anfang an — wer P2P-Prozesse früh digital aufsetzt, spart sich die aufwendige Korrektur später.
- Kein strukturierter Prozess beim Aufbau vorhanden
- Investoren erwarten Kostentransparenz und Kennzahlen
- Schnelles Wachstum ohne Prozess führt zu Chaos
Öffentliche Hand
Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen unterliegen Vergabe- und Haushaltsrecht — Rechnungsprüfung muss wirtschaftlich und zugleich lückenlos dokumentiert ablaufen.
- Vergaberechtliche Dokumentationspflichten bei jeder Beschaffung
- Haushaltsbindung erfordert exakte Kostenstellen-Zuordnung
- Prüfpfade müssen für Revision und Rechnungshof lückenlos sein
Wenn der P2P-Prozess Geld und Zeit kostet
In vielen Finanz- und Einkaufsabteilungen bindet die Rechnungsbearbeitung Kapazität, die an anderer Stelle fehlt — und verschenkt Liquidität, die längst gesichert sein könnte.
Manuelle Erfassung
Belege werden abgetippt, verglichen und weitergereicht — fehleranfällig und personalintensiv.
Verlorene Skonti
Zu späte Freigaben lassen Skontofristen verstreichen — bares Geld, das jedes Jahr liegen bleibt.
Fehlende Transparenz
Wo eine Rechnung im Freigabelauf steht, bleibt oft unklar — Nachfragen statt Steuerung.
Medienbrüche
Papier, E-Mail und ERP greifen nicht ineinander — jeder Bruch erzeugt Aufwand und Risiko.
Ein Weg — vom Audit bis zum laufenden Betrieb
Wir setzen dort an, wo Sie stehen: mit einer klaren Analyse, einem umsetzbaren Optimierungsprojekt und — auf Wunsch — dem dauerhaften Betrieb Ihres digitalen P2P-Prozesses.
P2P-Prozessaudit
Wir durchleuchten Ihren Beschaffungsprozess und legen Schwachstellen, Risiken und Einsparpotenziale offen.
P2P-Optimierungskonzept
Aus dem Audit wird ein belastbares Sollkonzept: schlankere Abläufe, klare Freigaben, definierte Kontrollen.
SaaS-Implementierung
Das Konzept wird System: passende Softwarelösung, eingeführt, konfiguriert und bei Bedarf an Ihr ERP angebunden.
lfd. Betreuung und 1st-Level-Support
Ihr Team betreibt den Prozess — wir begleiten laufend und übernehmen den First-Level-Support.
P2P-Betrieb als Managed Service
Wir übernehmen den Betrieb vollständig — Ihr P2P-Prozess läuft, ohne Sie zu binden.
Aus unserem Blog
Fundiertes Hintergrundwissen zu O2C, P2P, R2R und Working Capital — verständlich erklärt, ohne Fachjargon-Hürde.
Purchase-to-Pay einfach erklärt
Der Weg von der Bestellung bis zur bezahlten Rechnung — und warum er über mehr entscheidet, als viele Unternehmen ahnen.
Weiterlesen →
O2C, P2P und R2R im Vergleich
Drei Kernprozesse, ein Gesamtsystem — was sie unterscheidet und wie sie ineinandergreifen, mit Infografik.
Weiterlesen →DSO, DPO und DIO im Zusammenspiel
Der Cash Conversion Cycle verbindet alle drei Kennzahlen zu einem Blick auf die Kapitalbindung, mit Infografik.
Weiterlesen →Fragen, die uns oft gestellt werden
Kurz und ehrlich beantwortet — ohne Marketing-Floskeln.
Was kostet ein P2P-Prozessaudit?
Der Preis richtet sich nach Umfang und Komplexität des Audits und wird im Angebot nach dem Erstgespräch festgelegt. Bei anschließender Beauftragung der Implementierung unserer SaaS-Lösung ist ein Cashback auf die Audit-Kosten möglich.
Wie lange dauert der Weg vom Audit bis zum laufenden Betrieb?
Das hängt vom Umfang des Audits, der Qualität der Zuarbeit, dem Umfang der gebuchten SaaS-Module und dem gewünschten Änderungs- bzw. Optimierungsumfang ab. Einen konkreten Zeitplan erhalten Sie mit dem Angebot.
Muss ich mein bestehendes ERP-System wechseln?
Nein, die Anbindung erfolgt bei Bedarf an Ihr vorhandenes System.
Kann ich auch nur eine einzelne Leistungsstufe buchen?
Ja, jede Stufe ist einzeln buchbar — Sie steigen dort ein, wo Sie stehen. Der Preis richtet sich nach dem jeweiligen Auftragsumfang und wird im Angebot festgelegt.
Bleibt die Entscheidungshoheit über unseren Prozess bei uns?
Ja, auch im laufenden Managed Service.
Was passiert nach Ablauf der Mindestlaufzeit bei den laufenden Leistungen?
Der Vertrag verlängert sich automatisch um die im Einzelvertrag vereinbarte Laufzeit, sofern er nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf gekündigt wird.
Was unterscheidet PS Strategic von einer klassischen Generalisten-Beratung?
Wir beraten mit klarem Fokus auf Purchase-to-Pay — und setzen dabei auf eine der leistungsfähigsten SaaS-Lösungen, die uns in über 20 Jahren Erfahrung mit ERP- und Speziallösungen begegnet sind. Keine reine Empfehlung ohne Umsetzungswerkzeug, sondern Beratung und Software aus einer Hand.
Wie sicher sind meine Daten bei Nutzung der Software?
Wir halten uns an die geltenden DSGVO-Vorgaben. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Passt P2P-Beratung auch zu meiner Branche?
Unsere Beratung ist nicht an bestimmte Branchen gebunden. Entscheidend ist, welches Ziel Sie als Unternehmen verfolgen und wie hoch Ihr monatliches Belegaufkommen über alle Geschäftsvorfälle ist — nicht die Branche selbst.
Wie verlässlich ist die Berechnung im Sparrechner?
Der Rechner ist keine Blackbox: Er rechnet transparent mit Ihren eingegebenen Basisdaten sowie editierbaren, typischen Erfahrungswerten für Prozesskosten-Reduktion und Skontosatz. Das Ergebnis ist eine belastbare erste Größenordnung — die exakte Wirkung für Ihr Unternehmen ermitteln wir im Audit.
Ist das Erstgespräch wirklich unverbindlich?
Ja, ohne Verkaufsdruck — es kostet Sie nur Zeit.
Was ist der Unterschied zwischen Erstgespräch und Demo-Call?
Im Erstgespräch geht es um ein erstes persönliches Kennenlernen: Wir verschaffen uns einen Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Herausforderungen und Ziele und stellen uns kurz vor. Im Demo-Call nehmen wir uns deutlich mehr Zeit und zeigen Ihnen live die Oberfläche unserer SaaS-Module samt Funktionalitäten — anhand eines möglichen Prozessablaufs und der Vorteile für Ihr Unternehmen.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich das Kontaktformular nutze?
Ihre Angaben werden über unseren Webserver ausschließlich zur Versendung einer E-Mail an uns verarbeitet, nicht dauerhaft in einer Datenbank gespeichert. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Kann ich die SaaS-Lösung auch ohne vorheriges Audit buchen?
Ja, das ist möglich. Wir empfehlen das Audit dennoch, da wir damit Ihre Ausgangssituation im Detail erfassen und die Soll-Prozesse individuell auf Ihr Unternehmen aufbauen können. Ohne Audit benötigen wir von Ihnen einen konkreten Prozessplan zur gewünschten Integration der SaaS-Module; notwendige Prozessanpassungen rechnen wir in diesem Fall auf Stundenbasis ab.
Bereit, Ihren P2P-Prozess zu entlasten?
In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir, wo Ihr größter Hebel liegt — und wie ein erster Schritt aussehen kann.
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