GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das BMF-Schreiben konkretisiert, was die §§ 145–147 AO und § 238 HGB unter einer ordnungsgemäßen Buchführung verstehen — übertragen auf digitale Prozesse und Systeme. Im Artikel zur GoBD-Archivierung haben wir uns bereits mit der Aufbewahrungspflicht befasst; hier geht es um das dahinterliegende Gesamtsystem der Grundsätze.
Die zentralen Grundsätze
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden — keine Vorgänge außerhalb der Buchführung.
- Richtigkeit: Buchungen müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen.
- Zeitgerechte Buchungen: Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen, Kassensachverhalte täglich.
- Ordnung: Belege und Buchungen müssen systematisch auffindbar und nachvollziehbar zugeordnet sein.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht nachträglich ohne Kenntlichmachung verändert werden.
Die Verfahrensdokumentation
Für digitale Buchführungssysteme verlangt die GoBD eine Verfahrensdokumentation — eine schriftliche Beschreibung, wie Belege im System erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und wieder auffindbar gemacht werden. Dazu gehören typischerweise eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation sowie eine Betriebsdokumentation. Ohne eine solche Dokumentation lässt sich die Ordnungsmäßigkeit eines digitalen Prozesses im Zweifel nur schwer nachweisen.
Warum das für den P2P-Prozess relevant ist
Ein digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess — von der elektronischen Rechnungserfassung über die Freigabe bis zur Zahlung — berührt die GoBD an mehreren Stellen zugleich: Nachvollziehbarkeit der Freigabeschritte, Unveränderbarkeit erfasster Belege, revisionssichere Aufbewahrung. Wer diese Grundsätze von Beginn an in die Prozessgestaltung einbezieht, spart sich spätere Nacharbeit bei der nächsten Betriebsprüfung.
Wie die konkrete Aufbewahrung aussieht, lesen Sie im Artikel zur GoBD-Archivierung. Wie GoBD und ZUGFeRD als Compliance-Bausteine zusammenwirken, zeigen wir im Compliance-Überblick.